We współczesnym biznesie niezmiernie ważna jest łatwa, szybka oraz efektywna komunikacja. Wymaga to naturalnie odpowiednio dobranych rozwiązań technicznych, aby żaden jej element nie sprawiał problemów. Forma łączności musi być uniwersalna, wydajna oraz stabilna, a dobrze również aby nie zrujnowała naszych finansów. Pomimo dostępności licznych rozwiązań komunikacyjnych w postaci serwisów społecznościowych, chatów czy komunikatorów internetowych większość z nich nie jest w stanie spełnić wszystkich wymagań. W większości wypadków i tak konieczne jest zapewnienie kilku kanałów łączności.

Z pomocą przychodzi tutaj łączność telefoniczna. Pomimo faktu, że jest to już stara technologia to jest to jeden z najbardziej sprawdzonych sposobów komunikacji. W dodatku jest praktycznie niezbędnym kanałem komunikacji dla zewnętrznych kontrahentów. Niestety ogromną wadą tych rozwiązań jest konieczność opłacania abonamentów za każdy telefon, który chcemy zakupić, a dodatkowo jeszcze generuje koszty w postaci sprzętu. Na szczęście istnieją rozwiązania, które skutecznie potrafią je zredukować, nie ujmując przy tym żadnych zalet. Dlatego dzisiaj przyjrzymy się centralom telefonicznym 3CX.

Czym są centrale telefoniczne?

Centrala telefoniczna to zespół urządzeń przeznaczony do łączenia abonentów sieci telekomunikacyjnej. Składa się ona z urządzeń komutacyjnych odpowiedzialnych za zestawianie połączeń telekomunikacyjnych i urządzeń pomocniczych gwarantujących prawidłową pracę centrali. Dawniej na centrale składały się potężne urządzenia z analogowymi przełącznikami pomiędzy poszczególnymi liniami, które trzeba było fizycznie przełączać. Dzisiaj to najczęściej sprawne, automatyczne oprogramowanie, które samo przekazuje połączenia i konfiguruje jego parametry bez naszej wiedzy.

Ze względu na automatyzację mało kto zwraca teraz uwagę na wykorzystywanie central telefonicznych. Mają one jednak zastosowanie w komunikacji wewnętrznej w firmach. Szczególnie jest to istotne dla dużych korporacji lub firm posiadających rozproszone oddziały. Wewnętrzne centrale telefoniczne pozwalają na przekierowywanie połączeń między różnymi osobami, działami czy całymi oddziałami. Pozwalają także na udostępnienie mniejszej ilości łączy na zewnątrz firmy przy zachowaniu dostępności każdego telefonu wewnętrznego.

Centrale telefoniczne można podzielić na tradycyjne systemy analogowe, wymagające specjalnego sprzętu, oraz nowoczesne systemy w formie oprogramowania, wykorzystujące technologię VoIP.

Czym jest VoIP?

Bardzo ważnym terminem w kontekście centrali telefonicznych jest technologia VoIP. Jest ona podstawą nowoczesnych central telefonicznych. Starsze, analogowe, w niczym nie przewyższają central VoIP i nie ma większego sensu ich omawiać. Wracając do technologii VoIP, oznacza ona Voice over Internet Protocol – po polsku “głos poprzez protokół internetowy”. I dokładnie tak działają współczesne centrale – zamiast przesyłać głos po kablach telefonicznych jest on transmitowany przez dowolną sieć.

Takie rozwiązanie techniczne powoduje znacznie zwiększoną elastyczność łączności telefonicznej oraz zmniejszenie kosztów wdrożenia systemu.

Dlaczego centrale telefoniczne VoIP są lepsze?

Porównując centrale VoIP z analogowymi warto przyjrzeć się aspektom powodującym, że centrale VoIP są łatwiejsze we wdrożeniu oraz obsłudze, tańsze oraz bardziej elastyczne.

Po pierwsze przyjrzyjmy się samej centrali. Centrala analogowa do dedykowane urządzenie. W zależności od ilości obsługiwanych połączeń może to być urządzenie wielkości rutera, a może być wielkości szafy. Niemniej jednak musi to być osobne, dedykowane urządzenie. W przypadku central VoIP może być to dedykowane urządzenie, a może to być dowolny komputer. Jeżeli posiadamy w firmie jakiś serwer równie dobrze można na nim zainstalować centralę VoIP i nie ponosić kosztów sprzętu.

Drugą kwestią jest połączenie pomiędzy centralą a urządzeniem odbiorczym. Klasyczne centrale wykorzystują w tym celu kable telefoniczne, jednak centrale VoIP korzystają z łącza internetowego. Oznacza to trzy rzeczy: można użyć już dostępnych łączy, można utrzymać znacznie więcej połączeń na jednym kablu oraz można wykorzystać łączność bezprzewodową.

Dodatkowo korzystanie z technologii VoIP niekonieczne wymaga posiadania fizycznego telefonu. Możliwe jest użycie dowolnego komputera bądź innego urządzenia, na którym istnieje możliwość zainstalowania odpowiedniej aplikacji.

Dlaczego centrale telefoniczne firmy 3CX?

Firma 3CX zajmuje się tworzeniem nowoczesnych oraz elastycznych central telefonicznych typu VoIP. Centrale firmy 3CX to również bardzo pewne rozwiązania. Zaufały im już takie firmy jak McDonald, Mitsubishi czy Pepsi. 

Decydując się na zakup central telefonicznych firmy 3CX otrzymujemy licencję na oprogramowanie. Możemy je zainstalować na lokalnym serwerze, maszynie wirtualnej lub także w chmurze obliczeniowej. W przypadku instalacji lokalnych system został przystosowany do działania nawet na małych komputerach typu NUC. Jest także zoptymalizowany pod kątem działania na maszynach wirtualnych Hyper-V, VMware oraz VirtualBox. Centrala PBX może także zostać uruchomiona w usłudze zewnętrznego dostawcy m.in. Azure, OHV, Amazon czy Google. Jedna instancja serwera systemu telefonicznego jest w stanie obsłużyć nawet 1024 jednoczesne połączenia. Oprogramowanie dostarczane przez firmę 3CX jest przystosowane do działania out-of-the-box, a więc nie wymaga przeprowadzania zaawansowanych konfiguracji przed pierwszym użyciem.

Pomimo możliwości szybkiego i łatwego uruchomienia, systemy firmy 3CX posiadaja ogromne możliwości konfiguracji. Przede wszystkim możemy zarządzać przekierowaniami, ustawiać numery wewnętrzne, konfigurować zachowania dla zajętych połączeń oraz kontrolować komunikaty na liniach. Co równie istotne konfiguracja wszystkich elementów odbywa się prosto i sprawnie poprzez dedykowany portal dostępny z poziomu przeglądarki internetowej.

Najważniejszymi korzyściami wynikającymi z użycia systemu telefonii firmy 3CX jest możliwość obniżenia kosztów związanych z zakupem odpowiedniej ilości linii zewnętrznych oraz brak konieczności tworzenia dedykowanej infrastruktury przeznaczonej tylko na użytek połączeń telefonicznych. Wykorzystanie central telefonicznych 3CX pozwoli obniżyć koszty utrzymania nawet o 80%.

Systemy central PBX, dzięki wykorzystaniu serwera sieciowego, mają także takie kilka opcji niedostępnych w klasycznych centralach, takich jak ogólnodostępna książka adresowa dla wszystkich telefonów czy możliwość prowadzenia automatycznego rejestru rozmów. W tym systemie każde urządzenie z mikrofonem, głośnikiem oraz odpowiednim oprogramowaniem może zostać użyte jako telefon. Firma 3CX zapewnia aplikację dla komputerów z systemem operacyjnym Windows oraz Mac, a także dla smartfonów i tabletów z systemem Android oraz iOS.

Warto również zaznaczyć, że systemy telefonii PBX posiadają większe możliwości niż tylko obsługa połączeń głosowych. Przy ich pomocy można tworzyć także konferencje oraz przeprowadzać rozmowy wraz z połączeniem wideo. Dodatkowo posiadają możliwość wysyłania maili na bazie zarejestrowanego głosu oraz odbierania faxów i zapisywania ich w formacie PDF. System posiada także własny komunikator do wysyłania błyskawicznych wiadomości tekstowych. Można również wykorzystać go do sprawdzania obecności współpracowników.

Dodatkowo systemy oferowane przez firmę 3CX posiadają możliwość integracji z usługami biznesowymi zewnętrznych dostawców w celu synchronizacji danych i zwiększenia efektywności działania. Wśród takich usług znajdują się Microsoft Outlook, Microsoft 365, Microsoft Dynamics, Google Contacts czy Zendesk.

Dostępne centrale telefoniczne 3CX

Centrale telefoniczne 3CX dostępne są w dwóch formach licencjonowania: jako subskrypcja z rocznym abonamentem lub jako licencja wieczysta z jednorazową opłatą. Centrale PBX są dostępne w trzech edycjach, a opłata za każdą z nich określana jest na bazie ilości jednoczesnych połączeń. Dostępne edycje to Standard, Pro oraz Enterprise.

Edycja standardowa zawiera wszystkie najważniejsze funkcje oraz elementy niezbędne do efektywnego i komfortowego działania systemu. Ta wersja jest dostępna za darmo, a zapłacić trzeba dopiero za rozszerzenie jej o większą ilość urządzeń.

Edycja Pro w stosunku do standardowej oferuje przede wszystkim większe możliwości zarządzania oraz sprawniejszą integrację z aplikacjami serwerowymi. Ponadto umożliwia tworzenie większych konferencji.

Edycja Enterprise oferuje wszystkie te funkcjonalności co edycja Pro, a dodatkowo ma poprawione mechanizmy utrzymania ciągłości dostępu oraz posiada możliwość kontroli nagrywania rozmów.

Cena każdej edycji ustalana jest na bazie potrzebnej możliwości utrzymania jednoczesnych rozmów. Ważnym elementem gwarantującym elastyczność jest możliwość przejścia na wyższy pakiet w dowolnym momencie.