W jaki sposób wynająć dobre biuro dla swojej firmy?

Wynajem biura pod własną działalność gospodarczą często jest krokiem milowym na drodze rozwoju przedsiębiorstwa.

Jest zadaniem ważnym, ale też dla wielu osób, które wcześniej nie szukały takiego lokalu do wynajęcia- może się okazać zadaniem trudnym. Dlatego też warto od razu przygotować się do tego zadania, a można to zrobić na dwa sposoby:

• Zastanawiając się nad swoimi potrzebami. Warto od razu pomyśleć o tym, jakie cechy takiego lokalu są dla nas kluczowe, gdyż zazwyczaj nie wszystkie będą aż tak istotne. W szczególności wtedy, kiedy posiadany budżet jest ograniczony, warto wyłonić kilka cech dla nas ważnych i kilka takich aspektów, z których będziemy w stanie zrezygnować.

• Szacując, jak dużym kosztem miesięcznym może być dla nas wynajem odpowiedniego biura. Pamiętajmy o tym, że często umowy najmu lokalu są podpisywane na dłuższy okres czasu- dobrze więc byłoby, aby nas w pewnym momencie nie przerosły.

Kluczowe cechy każdego z lokali- jak wynająć dobre biuro?

Pierwszą rzeczą, na jaką zawsze powinniśmy zwrócić uwagę jest lokalizacja. Dla niektórych przedsiębiorców jest ona kluczowa i stawiają ją na pierwszym miejscu. W takim przypadku najlepiej od razu wybrać te dzielnice, które nas najbardziej interesują i zacząć poszukiwania lokum właśnie od nich. Najdroższe lokale znajdziemy oczywiście w stolicy. Jak pokazują statystyki, tutaj górną granicą czynszu może być nawet 100 zł za m². Zaraz za Warszawą znajdziemy Kraków oraz Wrocław. Szacuje się, że tutaj możemy liczyć na średnią cenę 55 zł za m² w przypadku, kiedy bardzo zależy nam na lokalizacji i chcemy poruszać się w ścisłym centrum. Zawsze powinniśmy też zwracać uwagę na to, co znajduje się w otoczeniu biura. Sporą zaletą są restauracje oraz jadłodajnie, do których można zajrzeć w porze obiadowej, ale i kawiarnie, w których czasem będzie można zorganizować mniej formalne spotkanie biznesowe.

Kolejną, ważną kwestią, która wiąże się z tym jak wynająć dobre biuro i nie żałować swojej decyzji to kwestia jego wielkości i otoczenia. Bardzo ważne jest to, czy biuro znajduje się w nowoczesnym budynku czy w zabytkowej kamienicy. Zawsze powinniśmy zwracać uwagę na estetykę miejsca, w którym lokal się znajduje, gdyż poniekąd będzie to dla naszej firmy pewną wizytówką. Jeśli chodzi o potrzebny metraż, przyjmuje się, że każdy z pracowników powinien dysponować minimum 10 m² przestrzeni, aby mógł pracować w warunkach komfortowych. Kolejną kluczową kwestią są dostępne miejsca parkingowe. Zazwyczaj jeśli nie ma ich w ogóle to stanowi to spory problem. Z tego też względu powinniśmy zwrócić uwagę także i na tę kwestię.

A jaki będzie wygląd biura? Możemy wynająć przestrzeń, która jest już w pełni wyposażona, a więc można z dnia na dzień się do niej przenieść i zacząć pracę. W innych przypadkach mogą nas zastać tylko i wyłącznie gołe ściany albo też lokal może wymagać remontu. W takim przypadku powinniśmy się zastanowić, czy mamy chęć i czas na dostosowywanie tej przestrzeni do własnych potrzeb czy raczej szukamy lokalu, który będzie potrzebował takich zmian remontowych w jak najmniejszym stopniu.

Czas na zawarcie umowy

Oczywiście, zastanawiając się nad tym jak wynająć biuro trzeba także wziąć pod uwagę, że trzeba będzie podpisać pewną umowę z osobą, która lokal nam wynajmuje. Tak naprawdę taka umowa powinna być zabezpieczeniem dla obu stron, a więc gwarancją dla przedsiębiorcy, że nikt nagle go nie wyrzuci z wynajmowanego lokalu, ale i zabezpieczeniem dla wynajmującego, że przez dany czas nie będzie musiał szukać kolejnego najemcy. Umowa może zostać zawarta na czas nieokreślony z zachowaniem odpowiedniego okresu jej wypowiedzenia, co jest najkorzystniejsze dla osoby wynajmującej. Zazwyczaj jednak będziemy mieli do czynienia z umowami na czas określony, a więc np. na 2, 3 czy 5 lat. Wówczas warto skupić się nad tym, aby umowa dawała możliwość wcześniejszego wypowiedzenia najmu lokalu i aby kary umowne z tego tytułu nie były aż tak dotkliwe. Dodatkowo, w umowie powinno zostać dokładnie sprecyzowane ile będziemy miesięcznie płacić za lokal- a więc ile wynosi czynsz, do kiedy trzeba go opłacić, kto płaci za media i inne sprawy związane z płatnościami.